Datenschutz im Homeoffice: Die wichtigsten Regeln

Was in vielen Unternehmen ohnehin schon zum beruflichen Alltag gehörte, hat durch Corona einen Schub bekommen: Das Homeoffice. Viele, die bisher keine Homeoffice-Möglichkeit oder -Regelung hatten, mussten von heute auf morgen umdenken und handeln. Doch egal, an welchem Ort man arbeitet, eines darf nicht auf der Strecke bleiben: Der Datenschutz. Wir haben die wichtigsten Datenschutz-Regeln fürs Homeoffice zusammengefasst.

Datenschutz im Homeoffice: Technische Ausstattung

Die grösste Rolle beim Homeoffice spielt die Technik. Dabei kommt es sowohl auf die Sicherheit der verwendeten Geräte an als auch auf deren Nutzung und den Datenaustausch. Darauf sollten Sie in technischer Hinsicht achten:

Hinweis:

Die Tipps und Empfehlungen in diesem Artikel erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und ersetzen keine ausführliche Beratung durch einen Datenschutz-Anwalt.

 

Regeln für die Arbeit im Homeoffice

Die sicherste Technik bringt nichts, wenn sie nicht datenschutzkonform genutzt wird. Daher ist es wichtig, dass Sie bzw. Ihre Mitarbeiter:innen den Datenschutz im Homeoffice immer im Hinterkopf behalten. Diese Punkte sind dabei wichtig:

Hinweise zu „Use/Bring your own device“

Dass Mitarbeiter:innen private Geräte im Homeoffice nutzen, ist in vielen Unternehmen verbreitet. Es ist jedoch schwierig, den Überblick über den Datenschutz zu behalten, wenn jede:r Mitarbeiter:in eigene Geräte nutzt und sich eventuell private und dienstliche Daten vermischen. Sollte dies betrieblich notwendig sein, müssen auch hier Vereinbarungen zum Datenschutz getroffen werden. Diese sollte folgende Punkte beinhalten:

Wie der Mensch zum Risiko für den Datenschutz werden kann, können Sie in unserem Artikel nachlesen: Social Engineering: Wie der Mensch zum Risiko wird und wie sich Unternehmen schützen können.

Achtung: Verträge überprüfen  

Wenn Sie im Auftrag von Dritten (also zum Beispiel für Kunden und Kundinnen) Daten verarbeiten, müssen Sie den Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß dem Datenschutz überprüfen. Denn in manchen Verträgen ist das Homeoffice für Mitarbeiter:innen, die an einem bestimmten Auftrag arbeiten, ausgeschlossen oder nur unter bestimmten Auflagen erlaubt.

Datenschutz in der Homeoffice-Vereinbarung

Das Thema Datenschutz sollte in jedem Fall in die Homeoffice-Vereinbarung, die Sie mit Mitarbeitenden treffen, einbezogen werden. Für die Formulierung einer Homeoffice-Vereinbarung können Ihnen die Liste (PDF) mit Best-Practice-Prüfkriterien für das Homeoffice des Bayerischen Landesamtes für Datenschutzaufsicht sowie nachfolgende Fragestellungen weiterhelfen.

Checkliste: Wichtige Fragen zum Datenschutz im Homeoffice 

Die entsprechenden Regeln, die für Ihr Unternehmen zum Thema Datenschutz im Homeoffice gelten, müssen allen Mitarbeitenden bekannt sein, damit sie diese auch einhalten können. Um solche Regeln zu formulieren, können diese Fragestellungen weiterhelfen:

Datenschutz Verstoss im Homeoffice: Risiko absichern

Bezüglich Datenschutz gelten im Homeoffice die gleichen Regeln wie im Büro. Gibt es einen Datenschutz-Verstoss durch Mitarbeiter:innen haftet in der Regel immer das Unternehmen. Auch wenn sich alle so strikt wie möglich an die Vorgaben halten, ein Restrisiko bleibt leider immer. Dieses können Sie jedoch mit einer Berufshaftpflicht über exali.ch absichern. Etwaige Abmahnungen oder Schadenersatzansprüche wegen eines Verstosses gegen den Datenschutz prüft der Versicherer erst einmal auf eigene Kosten und bezahlt berechtigte Forderungen.

Wenn eine Datenschutzbehörde wegen einer Datenrechtsverletzung Straf- oder Bussgelder gegen Sie verhängt, ist dieses ebenfalls durch Ihre Berufshaftpflicht versichert (solange dies nach geltendem Recht möglich ist).

Absicherung interne:r Datenschutzbeauftragte:r

Interne Datenschutzbeauftragte können persönlich für Pflichtverletzungen haftbar gemacht werden. Diese können Sie mit dem Zusatzbaustein „D&O-Außenhaftungsversicherung“, den Sie optional zu Ihrer Berufshaftpflicht hinzuwählen können, absichern.

Ihre Versicherung können Sie in wenigen Minuten online abschliessen. Bei Fragen helfen unsere Versicherungsexperten und -expertinnen aus der Kundenbetreuung Ihnen gerne weiter.

Hier können Sie Ihre individuelle Berufshaftpflicht abschliessen: