Angebot richtig schreiben – so überzeugen Sie potenzielle Kundschaft

Warum sollten Sie ein Angebot schreiben?

Klar ist: Ein Angebot zu schreiben, kostet Sie Arbeitszeit und damit auch Geld. Doch wenn es um den Zuschlag für einen neuen Auftrag geht, kann ein professionell gestaltetes Angebot Sie positiv von der Konkurrenz abheben. Auch aus Beweisgründen bei späteren Unstimmigkeiten mit Auftraggebenden oder bei einem Schadenfall kann es sehr wichtig sein, dass die angebotenen Leistungen schriftlich festgehalten sind. Abgesehen davon bietet Ihnen ein Angebotsschreiben weitere Vorteile:

• Rechtliche Sicherheit für alle Beteiligten
• Weniger Raum für Missverständnisse
• Verbindlichkeit innerhalb der Geschäftsbeziehung
• Informationen bleiben erhalten, auch wenn die Ansprechpartnerin oder der Ansprechpartner wechselt

Ein Angebot zu schreiben kann Ihrem Business also ungemein zugutekommen. Mit der richtigen Vorgehensweise können Sie diesen Prozess nicht nur sinnvoll in Ihr Tagesgeschäft einbetten und den zeitlichen Aufwand geringhalten. Sie können mit einem durchdachten Angebot sogar richtig gute Eigenwerbung betreiben und Ihre Chancen auf eine Zusammenarbeit erhöhen.

So gelingt ein gutes Angebot

Die meisten Ihrer potenziellen Kundinnen und Kunden werden vor dem Start eines Projekts mehrere Angebote von verschiedenen Anbieterinnen und Anbietern einholen. Damit Sie sich mit Ihrem Angebotsschreiben positiv von der Konkurrenz abheben, stehen Ihnen verschiedene Optionen zu Verfügung:

1. Führen Sie vor der Formulierung des Angebots ein Gespräch mit dem Anfragenden.
    Wecken Sie bereits hier Interesse, indem Sie Ihrem Gegenüber klarmachen, dass Sie
    die gestellte Aufgabe verstehen und die richtige Lösung dafür parat haben. Stellen
    Sie im Gespräch ausserdem die richtigen Fragen. Erkundigen Sie sich nach
    Wünschen und Problemen. So erfahren Sie genau, was Interessentinnen und
    Interessenten möchten. Auf diese Weise zeigen Sie Ihre Fachkompetenz und
    vermitteln Ihrer potenziellen Kundschaft, dass Sie sich für Ihre Wünsche
    interessieren.

2. Packen Sie alle wichtigen Informationen in Ihr Angebot, aber halten Sie Ihr Schreiben
    gleichzeitig klar und verständlich. Eine klare Struktur und eine gut lesbare Schriftart
    helfen ebenfalls, ein Angebot schnell zu erfassen.

3. Vermitteln Sie stets Offenheit für Rückfragen. So positionieren Sie sich direkt als
    verlässliche Partnerin oder verlässlicher Partner.

4. Eine zügige Reaktion und ein respektvoller Umgang sollten auch bei
    Geschäftsbeziehungen Standard sein.

5. Haken Sie nach, wenn auf Ihr Angebot keine Reaktion erfolgt. Erkundigen Sie sie, ob
    Ihr Schreiben die richtigen Adressatinnen und Adressaten erreicht hat und ob es
    Fragen gibt. Selbst, wenn Ihr Angebot abgelehnt wird kann es nicht schaden, sich die
    Gründe anzuhören und daraus zu lernen.

Das gehört in ein Angebot

Artikel drei und folgende des Obligationenrechts enthalten die Vorgaben rund um ein korrektes Angebot. Achten Sie darauf, dass Ihr Schreiben alle relevanten Regelungen enthält, damit das Dokument Geltung hat. Zusätzlich können Sie sich auf diese Weise positiv von der Konkurrenz abheben und sich direkt als Profi präsentieren. So wird ihr Angebot von Interessentinnen und Interessenten wesentlich besser aufgenommen.

Folgende Angaben sollte Ihr Angebot auf jeden Fall enthalten:

• Name und Adresse des Leistungserbringers
• Name und Adresse des Leistungsempfängers
• Datum oder Zeitraum der Gültigkeit
• Alle Preise, Kosten und Mengenangaben im Detail
• Zahlungsbedingungen (zum Beispiel Teilzahlung, Gesamtzahlung)
• Anwendbarer Steuersatz (zum Beispiel inklusive 8,1% MwSt.)
• Angaben zu Skonto oder Rabatt
• Verweis auf AGB (sofern vorhanden)

Ob Sie sich ausschliesslich an diese Pflichtangaben halten oder Ihr Angebotsschreiben um weitere Punkte ergänzen: Achten Sie stets auf eine gute Struktur, damit Ihre Kundschaft das Dokument schnell erschliessen kann. Daher zeigen wir im nächsten Abschnitt den beispielhaften Aufbau eines Angebots.

Briefkopf mit Anschrift und Kontaktmöglichkeiten

Mit einem passenden Briefkopf sorgen Sie direkt für einen professionellen Auftritt. Anfragende wissen direkt, mit wem sie es zu tun haben und können Sie bei Nachfragen ohne Probleme kontaktieren.

Anschreiben mit persönlicher Anrede

Wie in jedem Geschäftsbrief, sollten Sie auch die Adressatinnen und Adressaten eines Angebots unbedingt persönlich ansprechen. Alles andere wirkt lieblos und vermittelt den Eindruck, als wäre Ihnen eine Zusammenarbeit nicht übermässig wichtig. Es steht Ihnen frei, dieses Anschreiben ins Angebot zu integrieren oder separat beizulegen.

Angebotsdatum

Diese Angabe dient der zeitlichen Einordnung. Damit behalten Sie bei verschiedenen Projekte den Überblick. Geben Sie auf Ihrem Schreiben das Datum an, an dem Sie das Angebot verschickt haben.

Angebotsnummer

Vergeben Sie die Nummern für Angebot stets fortlaufend und nur einmalig. Bestehen Unklarheiten, können Sie so schnell das passende Schreiben finden und Fragen Ihrer Kundschaft beantworten.

Einleitung mit persönlichem Bezug

Bevor Sie zum eigentlichen Angebot kommen, sollten Sie das Schreiben mit einer persönlichen Einleitung eröffnen. Nehmen Sie dabei auch Bezug auf die erste Kontaktaufnahme. Hier ein Beispiel:

„Ich bedanke mich für Ihr Interesse an meiner Arbeit. Gemäss Ihrer E-Mail vom XX.XX.XXXX freue ich mich, Ihnen folgendes Angebot zu unterbreiten.“

Verleihen Sie dem Text ruhig eine persönliche Note – so vermitteln Sie potenzieller Kundschaft das Gefühl, individuell auf sie einzugehen.

Präzise Leistungsbeschreibung

Lassen Sie Kundinnen und Kunden genau wissen, was Sie ihnen anbieten. Werden Sie dabei möglichst präzise. Anstatt in Ihrem Angebot zu schreiben „ein Blogartikel“ formulieren Sie besser folgendermassen:

„Ein Blogartikel mit 1.000 bis 1.500 Zeichen zum Thema XY“.

So vermeiden Sie teure Fehler und unnötige Korrekturschleifen, wenn es Missverständnisse hinsichtlich Umfang oder Menge gibt.

Preisangaben

Machen Sie ein Angebot, müssen Sie Ihre Leistung auch preislich beziffern. Dafür geben Sie sowohl den Netto- als auch den Bruttopreis samt Umsatzsteuer an. Auch Ihre Unternehmensidentifikationsnummer (UID) gehört ins Angebotsschreiben.

„Ein Blogartikel mit 1.000 bis 1.500 Zeichen zum Thema XY für CHF 100 netto zuzüglich CHF 8.10 Umsatzsteuer à insgesamt CHF 108.10 brutto“

Fallen bei Ihrer Dienstleistung ausserdem Zusatzkosten wie Porto, Verpackung etc. an, müssen Sie auch diese explizit angeben. Wir empfehlen, auch mögliche Rabatte zu erwähnen, um Interessentinnen und Interessenten in guter Erinnerung zu bleiben.

Möchten Sie sich preislich dagegen nicht festlegen, weil zum Beispiel ihre Einkaufspreise sehr schwanken, können Sie eine Klausel wie „ungefährer Kostenvoranschlag“ nutzen.

Zahlungsbedingungen

Ihre Kundschaft sollte natürlich wissen, wann und zu welchen Bedingungen sie die Rechnung für Ihre Leistungen begleichen muss. Wenn Sie Skonto gewähren, können Sie zum Beispiel Formulierungen nutzen wie „Zahlbar innerhalb 30 Tage netto, bei Zahlung innerhalb 10 Tagen 2 Prozent Skonto“.

Gültigkeit

Wenn Sie jemandem ein zeitlich begrenztes Angebot unterbreiten, müssen Sie darauf hinweisen und eine Annahmefrist festlegen.

Dauer

Dieser Punkt ist abhängig von der Branche, in der Sie arbeiten. Die Dauer, in der Sie Ihre Leistung erbringen, spielt etwa dann eine Rolle, wenn verschiedene Gewerke in einem Projekt nacheinander arbeiten müssen.

Abschluss mit Grussformel

Genau wie eine persönliche Begrüssung gehören auch ein paar Abschiedsworte in ein Angebot. Eine passende Formulierung wäre:

„Ich freue mich sehr auf Ihre Rückmeldung und stehe für Rückfragen zur Verfügung.“

Auf diese Weise bringen Sie Ihr Angebotsschreiben zu einem runden Abschluss und signalisieren ausserdem die Bereitschaft, im Vorfeld auf weitere Fragen einzugehen.

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

Nutzen Sie Allgemeine Geschäftsbedingungen, müssen Sie potenziellen Kundinnen und Kunden diese vorformulierten Vertragsklauseln vollständig zur Verfügung stellen. Versenden Sie Ihre Angebote per E-Mail, können Sie Ihre AGB zum Beispiel in einem eigenen PDF anhängen.

Sonderregeln bei der Angebotserstellung

Abhängig von ihrer Tätigkeit und der gewählten Rechtsform müssen Sie unter Umständen weitere Vorgaben befolgen. Als Kleinunternehmerin oder -unternehmer sind Sie zum Beispiel von der Umsatzsteuer befreit. Dementsprechend weisen Sie diese Steuer auch nicht in Ihrem Angebot aus. Anstatt der Unternehmensidentifikationsnummer geben Sie die Steuernummer an, die Ihnen das Finanzamt zu Beginn Ihrer Tätigkeit zugeteilt hat.

Wann ist ein Angebot rechtlich bindend?

Wenn Sie Ihr Angebot nicht ausdrücklich als unverbindlich kennzeichnen, kommt ein Vertrag zustande, sobald die Interessentin oder der Interessent das Angebot annimmt. Wenn Sie das vermeiden wollen, können Sie beispielsweise diese Formulierungen nutzen:

• „unverbindlich“
• „freibleibend“
• „nur so lange der Vorrat reicht“

Klare Wort helfen hier, Missverständnisse zu vermeiden.

Wie lange gilt ein Angebot?

Hier unterscheiden wir zwischen zwei Fällen: Haben Sie Ihr Angebot mit einer Frist wie „gültig bis zum 06. Juni 2024“ versehen, sind Sie bis zum Ablauf dieser Frist daran gebunden. Anders liegt der Fall, wenn Sie in Ihrem Schreiben auf eine derartige Befristung verzichtet haben. Unterbreiten Sie ein Angebot in einem persönlichen Gespräch, kann Ihr Gegenüber dieses nur sofort annehmen – sonst erlischt die Gültigkeit des Angebots, sobald das Gespräch endet. Erfolgt Ihr Angebot dagegen schriftlich, ist eine Annahme innerhalb der Zeitspanne möglich, in der Sie eine Antwort unter gewöhnlichen Umständen erwarten können. Der konkrete Zeitraum hängt vom Einzelfall ab.

Hilfe bei der Angebotserstellung

Ein Angebot jedes Mal einzeln zu erstellen, kostet viel Zeit. Diesen Prozess können Sie aber ein Stück weit automatisieren. Erstellen Sie beispielsweise ein Template, dass Sie bei jedem neuen Angebot individuell befüllen. Alternativ können Sie auch Tools von Anbietern wie Bexio nutzen, um Angebote schneller zu erstellen.

Mit dem passenden Angebotsschreiben zu mehr Kundschaft

Ein gut strukturiertes Angebotsschreiben vermittelt einen professionellen Eindruck und kann Ihnen zu neuen Projekten verhelfen. Wenn Sie den Erstellungsprozess automatisieren und eine sinnvolle Struktur einhalten, können Sie den Aufwand in einem vertretbaren Rahmen halten. Zudem minimieren Sie Risiken für Unstimmigkeiten im Projekt, sollte es auf Basis Ihres Angebots zu einer Zusammenarbeit kommen. Und wenn es trotz aller Bemühungen doch einmal zu Schwierigkeiten kommt, sichert Sie Ihre Berufshaftpflicht ab. Auf diese Weise profitieren alle Beteiligten und Sie schaffen eine solide Basis für die künftige Zusammenarbeit.